Tietosuojaseloste ja evästeet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679, GDPR), artiklat 13 ja 14. Päivitetty [pp.kk.vvvv].
1. Rekisterinpitäjä
Janx-Jakelu Oy (TurkuRahti on Janx-Jakelu Oy:n kuljetuspalvelu)
Y-tunnus 1460324-0
Osoite: [katuosoite, postinumero, Turku]
Puhelin 040 537 3433
Sähköposti: [tietosuoja-asioiden sähköpostiosoite]
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
[nimi], [sähköposti / puhelin]. Tietosuojavastaavaa ei ole nimetty, koska yrityksen toiminta ei edellytä sitä.
3. Ketä tiedot koskevat
- tilaajayritysten ja sopimusasiakkaiden yhteyshenkilöt ja käyttäjätunnusten haltijat
- noudon ja toimituksen yhteyshenkilöt sekä lähetysten vastaanottajat
- tarjouspyyntöjen ja sopimusasiakkuushakemusten lähettäjät
- omat kuljettajat, ajojärjestelijät ja muu henkilöstö, jolla on tunnus järjestelmään
4. Käsiteltävät tiedot
- Tilaajan tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteyshenkilön nimi, sähköposti, puhelinnumero ja laskutusosoite.
- Kuljetuksen tiedot: nouto- ja toimitusosoitteet, yhteyshenkilöt ja puhelinnumerot, päivämäärät ja aikaikkunat, kollien tiedot, lisätiedot, ohjeet vastaanottajan poissaolon varalle sekä hinta- ja laskutustiedot.
- Toimituksen kuittaus: vastaanottajan nimi, allekirjoitus tai valokuva toimituksesta, poikkeamailmoitukset kuvineen sekä kuittausajat.
- Käyttäjätunnukset: nimi, sähköposti, rooli, salasana suojattuna (tiivisteenä, ei luettavassa muodossa), salasanan palautuspyynnöt ja kirjautumisyritysten rajoittamiseen käytettävä IP-osoite.
- Henkilöstön tiedot: työvuorot, ajoneuvo ja matkamittarilukemat, tehdyt ajot ja kuittaukset, lisätyöt sekä järjestelmän tapahtumaloki. Ajoneuvojen sijainti haetaan kalustonhallintapalvelusta (Mapon) ajojärjestelyä varten.
- Markkinointisuostumus: tieto annetusta suostumuksesta, sen ajankohdasta ja suostumustekstin versiosta.
- Tekniset tiedot: palvelimen lokit (IP-osoite, aika, pyydetty sivu, selaintiedot), joita palveluntarjoaja säilyttää tietoturvan vuoksi.
5. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
| Tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|
| Kuljetustilausten vastaanotto, toteutus, yhteydenpito ja toimituksen kuittaus | Sopimus (art. 6.1 b) ja oikeutettu etu yhteyshenkilöiden ja vastaanottajien osalta (art. 6.1 f) |
| Laskutus ja kirjanpito, rahtikirjojen säilytys | Lakisääteinen velvoite (art. 6.1 c, kirjanpitolaki) |
| Tarjouspyynnöt ja sopimusasiakkuushakemukset | Sopimusta edeltävät toimet (art. 6.1 b) |
| Ajojärjestely, työvuorot ja palkanmaksun perusteet | Työsopimus ja lakisääteiset velvoitteet (art. 6.1 b ja c) |
| Tietoturva, väärinkäytösten esto ja reklamaatioiden selvittäminen | Oikeutettu etu (art. 6.1 f) |
| Palveluista ja tarjouksista tiedottaminen sähköpostitse | Suostumus (art. 6.1 a), jonka voi perua milloin tahansa |
Tilauksen tekeminen edellyttää yhteys- ja osoitetietoja. Ilman niitä kuljetusta ei voi toteuttaa.
6. Mistä tiedot saadaan
Tiedot saadaan tilaajalta, sopimusasiakkaan käyttäjiltä, henkilöstöltä ja toimituksen yhteydessä vastaanottajalta. Ajoneuvojen sijaintitiedot saadaan kalustonhallintapalvelusta.
7. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
- Palvelin ja sähköpostin lähetys: [Domainhotelli / palveluntarjoajan nimi], tiedot Suomessa / EU:ssa.
- Osoitehaun ehdotukset: Geoapify (osoitteen kirjoittamisen aikana palvelulle välitetään kirjoitettu osoiteteksti, ei nimiä eikä yhteystietoja).
- Kalustonhallinta ja ajoneuvojen sijainti: Mapon.
- Kirjanpito ja laskutus: [tilitoimisto / laskutuspalvelu].
- Viranomaiset lain niin vaatiessa.
Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointiin. Navigointilinkki avaa kuljettajan laitteessa Google Mapsin vain kuljettajan painaessa sitä.
8. Siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jos käytettävä palveluntarjoaja käsittelee tietoja EU:n ulkopuolella, siirto tehdään Euroopan komission vakiosopimuslausekkeilla tai muulla GDPR:n sallimalla perusteella.
9. Säilytysajat
- Tilaukset, rahtikirjat, laskut ja niihin liittyvä kirjanpitoaineisto: 6 vuotta tilikauden päättymisestä (tositteet) ja 10 vuotta (tilinpäätös ja kirjanpitokirjat).
- Toimituskuittaukset, allekirjoitukset ja poikkeamakuvat: [esim. 2 vuotta toimituksesta], ellei reklamaatio vaadi pidempää säilytystä.
- Tarjouspyynnöt, joista ei tullut sopimusta: [esim. 2 vuotta].
- Sopimusasiakkaan käyttäjätunnus: asiakkuuden ajan. Tunnus poistetaan tai suljetaan, kun asiakkuus päättyy.
- Henkilöstön tunnukset ja työvuorotiedot: työsuhteen ajan ja sen jälkeen lain edellyttämän ajan.
- Salasanan palautuslinkit ja kirjautumisrajoitukset: vanhenevat automaattisesti lyhyen ajan kuluttua.
- Markkinointisuostumus: kunnes suostumus perutaan.
10. Tietojen suojaus
Järjestelmään kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla, ja eri käyttäjärooleilla on eri oikeudet. Salasanat tallennetaan tiivisteinä. Yhteys on salattu (HTTPS). Palvelin ja tietokanta ovat suojatussa palvelinympäristössä, ja pääsy niihin on rajattu.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista virheelliset tiedot, pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä perua antamasi suostumus. Pyynnöt lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen. Vastaamme kuukauden kuluessa. Lakisääteisesti säilytettäviä tietoja ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä.
Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.
Automaattista päätöksentekoa tai profilointia ei käytetä. Hinnat lasketaan julkaistun hinnaston sääntöjen perusteella, ja tilaukset vahvistaa ihminen.
12. Evästeet ja selaimen tallennustila
Sivusto käyttää vain palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja selaimen tallennustilaa. Analytiikka-, mainos- tai seurantaevästeitä ei käytetä, eikä sivustolle ole upotettu kolmansien osapuolten palveluita. Siksi erillistä evästesuostumusta ei kysytä (sähköisen viestinnän palveluista annettu laki 205 §).
| Nimi | Tyyppi | Tarkoitus | Kesto |
|---|---|---|---|
| turkurahti_… | Eväste (istunto) | Kirjautuminen ja lomakkeiden suojaus (CSRF). HttpOnly, SameSite=Lax. | Poistuu, kun selain suljetaan |
| tr-language | Selaimen tallennustila | Valittu kieli | Kunnes käyttäjä poistaa sen |
| turkurahti:…:draft:… | Selaimen tallennustila | Keskeneräisen tilauslomakkeen luonnos omalla laitteellasi, jotta tiedot eivät katoa. Ei lähetetä palvelimelle ennen tilauksen lähettämistä. Poistuu tilauksen lähettämisen tai lomakkeen tyhjentämisen jälkeen. | Enintään 7 vuorokautta |
| Ajojärjestelyn ja kuljettajanäkymän asetukset | Selaimen tallennustila | Listojen järjestys ja näkymän vierityskohta (vain henkilöstö) | Istunnon ajan tai kunnes käyttäjä nollaa |
Voit poistaa evästeet ja tallennetut tiedot selaimen asetuksista. Kirjautuminen ei toimi ilman istuntoevästettä.